وصل شبكة وطن للوظائف إعلان توظيف صادر عن منظمة أطباء العالم ( إسبانيا ) Organization Médicos Del Mondo – Spain (MdM-S) تعلن فيه عن وظيفة منسق إداري Admin Coordinator وفقاً لما يلي :
- المسمى الوظيفي: منسق اداري Admin Coordinator
- الموقع: في الأراضي الفلسطينية المحتلة ( قطاع غزة- القدس- رام الله والبيرة- أريحا)
الهدف العام للوظيفة :
- يضمن المنسق الإداري أن الإجراءات والعمليات المالية والإدارية يتم اتباعها وتشغيلها بفعالية وكفاءة لتمكين موظفي البرنامج وأصحاب المصلحة الآخرين من الوفاء بالمواعيد النهائية والأهداف الخاصة بـ MDM-S.
- يضمن AdminCo عمليات شفافة وموثوقة ، ويولد معلومات إدارية لأصحاب المصلحة ، ويضمن إجراءات فعالة وشفافة ، وتحقيق أهداف المهمة واحترام إرشادات MdM والجهات المانحة.
المهام والمسؤوليات:
- يضمن وضع سياسة ومبادئ توجيهية للإدارة الإدارية والالتزام بها في جميع المكاتب القطرية.
- يعزز دورة التخطيط والتحكم في العملية بما يتماشى مع إرشادات المقر الرئيسي.
- مسؤول عن إصدار وكتابة الخطابات الرسمية باسم MDM-S في جميع المكاتب القطرية.
- ضمان وإدارة عملية التجديد السنوي ومتابعة موقعي MdM-S من السلطات المحلية ، بالإضافة إلى جميع الاتصالات والتشريعات مع السلطات المحلية.
- ضمان مع المقر الرئيسي لإعداد التقارير النهائية وإغلاق المشاريع إدارياً ومالياً.
- يضمن امتثال عمليات البرنامج للوائح الجهات المانحة والسياسات الداخلية والضوابط بما في ذلك الجهات المانحة الفرعية / الشركاء.
- يبقى على اطلاع ويضمن الالتزام بإجراءات وسياسات MDM-S والجهات المانحة فيما يتعلق بالإدارة والتمويل والموارد البشرية والمشتريات وإدارة المنح.
- يتواصل مع جهات اتصال الجهات المانحة ذات الصلة حسب الحاجة.
- إعداد التقارير السنوية لوزارة الداخلية ووزارة المالية.
- مسؤول عن إعداد توقعات الميزانية الهيكلية السنوية وتحليلها.
- يضمن وينصح ويدعم المنسق العام في الحفاظ على رقابة مالية فعالة (للتدفقات النقدية والمدفوعات والسلف النقدية وطلبات التمويل والاحتياجات المالية الشهرية للمكاتب القطرية وما إلى ذلك) معايير المساءلة والإجراءات والسجلات.
- يضمن وضع سياسة الإدارة المالية والمبادئ التوجيهية والالتزام بها في جميع المكاتب القطرية.
- إعداد الميزانيات والإدارة المالية ومعلومات الإدارة المالية للمنسق العام والمقر الرئيسي.
- يدير عمليات المراجعة السنوية داخل البلد ، وتدقيق المانحين ، والتدقيق الداخلي ، والتدقيق الحكومي. مسؤول عن إقفال نهاية العام والتدقيق.
- يضمن إمساك الدفاتر بشكل دقيق وفي الوقت المناسب وصحيح.
- ضمان الإغلاق الأسبوعي والشهري الصحيح والدقيق للمصروفات النثرية والموافقة على التسوية الشهرية النهائية لجميع المكاتب القطرية جنبًا إلى جنب مع المنسق العام.
- مسؤول عن مراجعة وتقديم المشورة والموافقة على جميع المدفوعات المالية للمكاتب القطرية.
- يضمن التحديث المنتظم لتوقعات الميزانية وينبه المقر الرئيسي والمنسق العام بشأن نقص الإنفاق / الإنفاق الزائد أو الانحرافات الأخرى.
- يشارك في تطوير الميزانية المقترحة ويدعم في إعداد التقارير المالية وفقا للمبادئ التوجيهية.
- يدير تحويلات أموال البعثة والحسابات المصرفية والعلاقات المصرفية.
- يحدد المخاطر المالية المحتملة ويقترح حلولاً استباقية للمنسق العام والمقر الرئيسي.
- إجراء تقييمات ومراجعات للشركاء الماليين ودعم بناء مهارات وقدرات الشركاء في العمليات المالية / اللوجيستية / الأمن والسلامة / الإدارة حسب الحاجة
- يضبط ويشرف ويحافظ على نظام تعبئة دقيق لوثائق الامتثال المالية والجهات المانحة والوثائق الأخرى ذات الصلة بالتمويل ، في نسخ ورقية ورقية.
- إعداد الميزانيات السنوية والمانحين بالتنسيق مع الفريق.
- يراقب الاستهلاك الكلي للميزانية فيما يتعلق بقيود المانحين بإنشاء وتحديث لوحة التخصيص بانتظام.
- التواصل مع المراقب المالي في المقر الرئيسي والمنسقين بشأن متابعة الميزانية
- تحديد وتحليل أي تناقض.
- يعد التقارير المالية للجهات المانحة
- يضمن تنفيذ شروط وأحكام الموظف.
- يضمن أن سياسات وممارسات الموارد البشرية تتماشى مع التشريعات الداخلية والمحلية.
- يضمن أنظمة وأدوات إدارة وإدارة الموارد البشرية الأساسية المعمول بها بما في ذلك كشوف المرتبات وملفات الموظفين وأيام الإجازات والجداول الزمنية وتوجيه الموظفين الجدد وخروج الموظفين أو عملية الموافقة.
- يشرف على عملية تعيين الموظفين وفقًا لإرشادات MDM-S HR.
- تنسق مع إدارة التأمين الصحي.
- يدير ضريبة دخل موظفي MDM-S والضمان الاجتماعي وتعويضات نهاية الخدمة وما إلى ذلك.
- اعتماد وإدارة تعويضات الموظفين لساعات إضافية وفقًا لإجراءات MdM-S.
- الموافقة والإبلاغ عن الإجازة السنوية والإجازة المرضية وأي طلب إجازة آخر.
- إسداء المشورة للمنسق العام والمقر الرئيسي وإطلاعهما على تطور قانون العمل.
- ضمان وإدارة عملية تنسيق التصاريح والحالات الإدارية لموظفي MdM-S في البعثة بأكملها.
- المشاركة والمسؤولة عن حل النزاعات الداخلية المحتملة من خلال توفير معلومات عن اللوائح الداخلية للموظفين والقواعد القانونية والإدارية.
- التأكد من احترام الفصل بين الواجبات.
- مسؤول عن تنسيق اجتماعات الفريق بشأن القضايا والجوانب الإدارية والمالية والتشغيلية.
- ضمان الاتصالات الداخلية الجيدة والتداول الفعال للمعلومات بين جميع أعضاء فريق البعثة.
- العمل كمندوب ونقطة اتصال MdM-S في جميع الأعمال المطلوبة والتواصل والاجتماعات مع البنوك والجهات المانحة وشركات التأمين وشركات الاتصالات وشركات التدقيق وأصحاب المصلحة والشركاء المختلفين.
- العمل كمندوب MdM-S في العلاقة مع جميع السلطات المحلية المتعلقة باتفاقيات المشاريع في القضايا ذات الصلة لجميع مكاتب MDM-S القُطرية.
- يضمن الالتزام بسياسات وإرشادات اللوجيستيات والمشتريات.
- يشرف على تعزيز الأنظمة والمبادئ التوجيهية بشأن إجراءات الشراء والمعدات واستخدام المركبات وصيانتها وتتبع الوقود وما إلى ذلك.
- يضمن تحديثات كتيبات العمليات حسب الحاجة.
- يشرف على عمليات المناقصات وفقًا لإرشادات الشراء الخاصة بـ MDM-S وعملية المورد المفضل وإدارة الاتفاقيات.
- يستعرض ويوافق على طلبات الشراء مقابل الأنشطة المعتمدة وحدود الميزانية لجميع المكاتب القطرية.
- مراجعة العقود للموردين والموافقة عليها بما في ذلك عقود إيجار السيارات وجميع مكاتب البعثات وإيجارات دور الضيافة وما إلى ذلك.
- يضمن إدارة الجودة وصيانة عمليات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والخدمات والمعدات.
- التأكد والموافقة على استهلاك مكاتب البعثة بالكامل من التكلفة الجارية (كهرباء ، مياه ، هاتف ، هواتف نقالة ، إنترنت ، وقود سيارات ، إلخ).
- مسؤول عن الاتصال والتنسيق بين تصاريح موظفي البعثة مع السلطات والمكاتب المعنية (CLA و GOGAT و DCO و DCL و ACU و UNDSS و AIDA).
- تسهيل المعلومات المتعلقة بالأمن للبعثة.
المؤهلات المطلوبة:
- شهادة جامعية ( دبلوم / بكالوريوس ) في تخصص الإدارة أو المحاسبة أو التخصصات ذات العلاقة.
- إجادة اللغة العربية و الإنجليزية تحدثا وكتابة بطلاقة .
- المعرفة ببرنامج Agresso و / و SAGA: أصول قوية
- معرفة لوائح الجهات المانحة وقواعد الامتثال
- يجب أن يتمتع المرشح الناجح بخبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظائف ذات مسؤوليات مماثلة .
- قدرة تنظيمية عالية والتكيف مع حالات ما بعد الطوارئ.
- قدرة مثبتة على قيادة الفريق والإدارة.
- العمل الجماعي والقدرة على التواصل.
- الدقة والاكتفاء الذاتي في العمل.
- الامتثال الصارم لبروتوكولات السلامة الموضوعة للدولة ومهمة MdM
- التعرف على خطوط العمل والقيم والمهمة الخاصة بـ Médicos del Mundo.
طريقة التسجيل:
يجب على المتقدمين إرسال سيرتهم الذاتية ومرجعين وخطاب تغطية إلى البريد التالي:
format.palestine@medicosdelmundo.org
- ينتهى التسجيل بتاريخ 20/12/2022
تعليقات
إرسال تعليق